Datenschutzerklärung
A. Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG) und — soweit anwendbar — der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Gaiser Partners GmbH (UID CHE-350.756.202)
Lüssirainstrasse 3, 6300 Zug
E-Mail: info@gaiser-partners.ch
Datenschutzanfragen: privacy@gaiser-partners.ch, Betreff [vademe]
Produktbezeichnung (öffentlich): Vademe
C. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir bearbeiten Personendaten für:
- Bereitstellung von Vademe — administrative Trauerfall-Hilfe (Checklisten, Fristen, Dokumente), ohne automatisches Absenden an Behörden.
- Kommunikation — E-Mail, soweit wir Ihnen dienstliche Nachrichten senden (Transaktionsmail).
- Betrieb und Sicherheit — technisch nötige Verbindungs- und Protokolldaten, Missbrauchsverhinderung.
- Optionale KI-Hilfe — nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung; siehe § K. Nicht eingeschaltet, solange Sie nicht eingewilligt haben.
- Betroffenenrechte und Support — Auskunft, Berichtigung, Löschung und verwandte Anfragen.
Schweiz (revDSG): Bearbeitung nach den Grundsätzen von Art. 6 revDSG. Für besonders schützenswerte Personendaten (Begriff: Art. 5 lit. c revDSG) stützen wir uns — soweit einschlägig — auf Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 6 Abs. 6 und 7 (siehe § K und § L).
EU/EWR (DSGVO), soweit anwendbar:
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Nr. 1–2 Kernservice und dienstliche E-Mail | Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag / vorvertragliche Schritte) |
| Nr. 3 Betrieb und Sicherheit | Art. 6 Abs. 1 lit. f — berechtigtes Interesse: sicherer Betrieb und Missbrauchsverhinderung |
| Nr. 4 optionale KI-Hilfe | Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a (ausdrückliche Einwilligung). Berechtigtes Interesse allein genügt dafür nicht. |
| Nr. 5 Betroffenenrechte | Art. 6 Abs. 1 lit. c (rechtliche Verpflichtung) |
Sie müssen uns keine Daten preisgeben, die für den Kernservice nicht nötig sind. Die KI-Hilfe ist freiwillig.
D. Kategorien von Daten
Wir bearbeiten insbesondere:
- Kontaktdaten, die Sie angeben (z. B. E-Mail, Name).
- Inhalts- und Falldaten, die Sie erfassen (Checklisten, Fristen, Dokumente, Freitext).
- Technische Daten, die zur Bereitstellung nötig sind (z. B. Verbindungs- und Protokolldaten).
- KI-Eingaben und -Ausgaben nur, wenn Sie ausdrücklich einwilligen (§ K).
Herkunft: in der Regel von Ihnen. Wir kaufen keine Drittlisten für Vademe.
Wir setzen keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Technisch nötige Speicherung, ohne die die Seite nicht funktioniert, kann vorkommen.
E. Empfänger und Auftragsbearbeiter
| Name | Rolle | Ort / Transfer |
|---|---|---|
| Exoscale / Akenes SA (CHE-423.524.322) | Hosting (Auftragsbearbeiter) | Schweiz vorgesehen. Unterauftrag DBaaS: Aiven Oy, Helsinki (Finnland, EWR — angemessenes Schutzniveau). |
| Infomaniak Network SA | Transaktions- und Org-Mail (Auftragsbearbeiter) | Postfach/Logs/Backups Schweiz (Genf). Anti-Spam-Transit: VadeSecure (Frankreich, EWR — angemessenes Schutzniveau). |
| Google (Google Cloud / Vertex AI) | optionale KI-Hilfe (Auftragsbearbeiter) | Nur wenn Sie einwilligen (§ K). Bearbeitung in der EU; US-Konzernmutter: Residual, SCC + Transferprüfung, DPF nicht allein. Document AI (OCR) ist ausgeschaltet. |
Behörden nur, wenn wir dazu verpflichtet sind.
F. Hosting und Speicherort
Hosting-Anbieter: Exoscale / Akenes SA.
Vorgesehen ist ein Standort in der Schweiz (z. B. ch-gva-2). Der Produktions-Cutover in die Schweiz ist nicht nachgewiesen. Diese Erklärung behauptet nicht, dass die produktive Umgebung bereits ausschliesslich in der Schweiz läuft.
Die optionale KI-Hilfe (Google) wird — nur nach Einwilligung — in der EU bearbeitet, nicht «nur in Zürich» (§ K).
G. Drittstaatentransfers
Soweit Personendaten ins Ausland bekanntgegeben werden:
- EU/EWR (Aiven Finnland; VadeSecure Frankreich; Google-KI in der EU nach Einwilligung): angemessenes Schutzniveau, Art. 16 Abs. 1 revDSG (Anhang 1 DSV) bzw. kein Drittland im Sinne der DSGVO.
- USA (möglicher Zugriff über die Google-Konzernmutter, nur im KI-Pfad nach Einwilligung): Standardvertragsklauseln plus unsere Transferprüfung. Das Data Privacy Framework ist ein zusätzliches Element, nicht die alleinige Grundlage. Ausnahmen nach Art. 17 revDSG / Art. 49 DSGVO nutzen wir nicht für eine systematische Produkt-KI.
Wir behaupten nicht, Daten blieben nur in der Schweiz oder nur in Zürich.
H. Speicherdauer
Wir speichern Personendaten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Danach löschen oder anonymisieren wir sie, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Konkrete Fristen in Tagen sind nicht festgesetzt.
(«anonymisieren» hier = künftiger Löschschritt nach Zweckende — nicht CID. CID bleibt Pseudonymisierung, § K.)
I. Rechte betroffener Personen
Sie haben — je nach anwendbarem Recht — insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, Widerruf einer Einwilligung (gilt für die Zukunft) sowie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.
Anfragen: privacy@gaiser-partners.ch, Betreff [vademe].
Fristen: Schweiz in der Regel 30 Tage; DSGVO in der Regel ein Monat.
Aufsicht Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB).
J. Automatisierte Entscheidungen / Profiling
Wir treffen keine ausschliesslich automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber eine Rechtsfolge nach sich ziehen oder Sie erheblich beeinträchtigen (Art. 21 revDSG / Art. 22 DSGVO).
Soweit Sie die optionale KI-Hilfe nutzen, bleiben Vorschläge assistiv. Briefe und Eingaben senden Sie erst nach Ihrer eigenen Prüfung.
K. KI-Einsatz
KI-Hilfe (optional). Wenn Sie ausdrücklich einwilligen, nutzen wir Google (Google Cloud / Vertex AI) als Auftragsbearbeiter für die optionale KI-Unterstützung im Trauerfall. Rechtsgrundlage in der Schweiz: Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 6 und 7 revDSG, SR 235.1). Soweit die DSGVO gilt: Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a. Berechtigtes Interesse allein genügt dafür nicht.
Die Bearbeitung erfolgt in der Europäischen Union. Google hat eine US-Konzernmutter; ein Restrisiko US-behördlichen Zugriffs bleibt. Nach den uns vorliegenden Google-Vertragsbedingungen verwendet Google Ihre Eingaben nicht, um seine Modelle zu trainieren oder feinzustimmen. Das ist eine vertragliche Vorgabe, keine technische Unmöglichkeit. Zielstaaten: EU; möglicher US-Zugriff über die Konzernmutter. Garantien für diesen US-Anteil: Standardvertragsklauseln plus unsere Transferprüfung. Das Data Privacy Framework ist ein zusätzliches Element, nicht die alleinige Grundlage. Wir behaupten nicht, die Daten blieben nur in Zürich.
Wir ersetzen Namen und ähnliche Kennzeichen durch interne Codes (CID). Das ist eine Pseudonymisierung, keine Anonymisierung. Freitext kann besonders schützenswerte Angaben enthalten.
Die KI-Hilfe ist freiwillig; Vademe funktioniert ohne sie. Widerruf in den Einstellungen, so einfach wie die Erteilung. Sie interagieren mit einer KI. Auskunft, Berichtigung, Löschung: privacy@gaiser-partners.ch, Betreff [vademe]. Aufsicht Schweiz: EDÖB.
Texterkennung (OCR) amtlicher oder Ausweisdokumente ist derzeit ausgeschaltet und nicht von dieser Einwilligung gedeckt.
L. Besonders schützenswerte Daten
Vademe ist administrative Trauerfall-Unterstützung, kein medizinischer oder therapeutischer Dienst. Freitext, den Sie selbst erfassen, kann besonders schützenswerte Angaben enthalten (etwa Religion, Gesundheit, Familienverhältnisse).
Solche Angaben bearbeiten wir nur, soweit Sie sie eingeben. Eine Übermittlung an Google zur KI-Hilfe erfolgt nur nach ausdrücklicher Einwilligung (§ K). Texterkennung (OCR) amtlicher oder Ausweisdokumente ist ausgeschaltet und nicht von § K gedeckt.
M. Änderungen
Wesentliche Änderungen dieser Erklärung werden mit Versionsangabe veröffentlicht. Massgeblich ist die auf der Vademe-Seite jeweils veröffentlichte Fassung.